Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzhinweise für die Bewerbenden der NORDAKADEMIE gAG

Inhalt
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?
Aus welchen Quellen stammen die Daten?
Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Welche Rechte stehen Ihnen zu Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten?
Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Aktualisierung der Datenschutzhinweis

Einführung

Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sind eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach den Datenschutzgesetzen zustehen.

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich ausschließlich auf die Daten, die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhoben werden. Wir informieren Sie hiermit darüber, wie wir mit diesen personenbezogenen Daten umgehen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich ist:

NORDAKADEMIE gemeinnützige Aktiengesellschaft Hochschule der Wirtschaft
Köllner Chaussee 11
25337 Elmshorn
Telefon: +49 (0) 4121 4090-0
Fax: +49 (0) 4121 4090-40
info@nordakademie.de

Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?

Für datenschutzrechtliche Anliegen steht Ihnen unserer Datenschutzbeauftragter gerne zur Verfügung, den Sie unter vorgenannter Anschrift oder folgender E-Mail-Adresse kontaktieren können: dsb@nordakademie.de

Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?

Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.

Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:

Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
Geschlecht (Auswahlmöglichkeit)
Gehaltsvorstellungen
Verfügbarkeit (Datum)

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.

Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter:innen aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter:innen Zugriff.

Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten.

Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben. In manchen Fällen wird bei uns eine Berufungskommission aus zum Teil von Externen (z.B. Studenten, externe Dozenten) gebildet, mit der auch die Bewerbungsunterlagen geteilt werden. Das ist laut der Berufungsordnung der Fall, wenn eine Professur besetzt werden soll. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b), f) DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten speichern möchten, um Sie bei künftigen für Sie in Frage kommenden Stellen zu berücksichtigen, holen wir dafür Ihre Einwilligung nach Art 6 Abs. 1 S. 1 lit a) DSGVO ein.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?

Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir auch Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten.

Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir den von der Kommission der Europäischen Union bereitgestellte Standard-Datenschutzklauseln ab. Diese Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung hinsichtlich Ihrer Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir ohne Ihre Einwilligung Ihre personenbezogenen Daten noch weiterhin speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Daher werden die Bewerbungsdaten nach 180 Tagen nach Bekanntgabe der Absageentscheidung anonymisiert, sofern dem keine sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Im Falle der Anonymisierung stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.). Die von Ihnen uns zur Verfügung gestellten Anhänge (z.B. Zeugnisse) werden nach 180 Tagen unwiderruflich gelöscht. Eine Ausnahme von der Anonymisierung und Löschung besteht nur da, wo eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Beruht die Speicherung auf Ihrer Einwilligung, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Wenn Sie uns gegenüber per E-Mail Ihre Einwilligung zur Aufnahme Ihrer personenbezogenen Daten in unseren Talentpool erklärt haben, speichern wir Ihre Daten in unseren „Talent Pool“ für 180 Tage nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbung auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG.

Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Gerne geben wir Ihnen Auskunft darüber, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen. Darüber hinaus steht Ihnen unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) und das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu.
Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund Ihres berechtigten oder öffentlichen Interesses?
Sie haben gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

Sie haben unbeschadet dieser Rechte und der Möglichkeit einer Geltendmachung eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs, jederzeit die Möglichkeit, Ihr Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, geltend zu machen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt (Art. 77 DSGVO).

Wahrnehmung Ihrer Rechte
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden oder an das HR-Team unter personal@nordakademie.de. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Zur Eingehung eines Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zwingend erheben müssen. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht möglich.

Aktualisierung der Datenschutzhinweise

Wir passen den Datenschutzhinweis an veränderte Funktionalitäten oder geänderte Rechtslagen an. Daher empfehlen wir, den Datenschutzhinweis in regelmäßigen Abständen zur Kenntnis zu nehmen. Sofern Ihre Einwilligung erforderlich ist oder Bestandteile des Datenschutzhinweises Regelungen des Vertragsverhältnisses mit Ihnen enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Ihrer Zustimmung.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf [NORDAKADEMIE Hochschule der Wirtschaft – Informationen zum Datenschutz] unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.